Effektivare ärendehantering

De flesta organisationer är i behov av en effektiv ärendehantering, där attestering av beställningar kan göras snabbt och effektivt. Genom att integrera ett flertal av företagets IT-system i ett system där man kan få en fullständig överblick över ett helt workflow, har många fördelar, framför allt vad gäller effektivitet och pålitlighet. Oavsett om det handlar om IT-tjänster eller fysiska produkter, externa eller interna kunder, så är en serviceportal ett effektivt sätt att skaffa sig ett grepp runt hela företagets process. Ett affärssystem som inkluderar möjligheten att attestera beställningar ger också en unik möjlighet till uppföljning, statistik och utvärdering. Alla tre är viktiga redskap för att rusta ett företag inför en effektivisering. En förutsättning för att kunna effektivisera är att kunna utvärdera och ha en god överblick, vilket görs möjligt med ett samlat workflow för alla processer och serviceärenden i organisationen. Framför allt är detta praktiskt vid interna processer i större organisationer, där IT-tjänster och annan service ofta kostar betydligt mer än vad det skulle behöva på grund av bristfällig överblick och logistik.

Kundfördelar med ett workflow

Även för kunden finns ett flertal stora fördelar att beställningar kan attesteras i ett workflow i en serviceportal. En integrerad serviceportal gör det möjligt att samla alla typer av tjänster för den enskilde anställde eller externa kunden på ett och samma ställe, vilket skapar användarvänlighet och förutsägbarhet samt sparar både tid och resurser. I ett sådant workflow kan beställningar attesteras av rätt person snabbt och enkelt, vilket gör att beställningen alltid går att spåra. Detta är en fördel för den beställande kunden, men även för den som ska utföra servicen eller tjänsten. En överblick över beställningar är lika effektivt som arbetsredskap för serviceorganisationen, då det underlättar för effektivisering och delegering av arbetet. Det är också enklare och mer överskådligt för kunden att ta reda på exakt vilka tjänster som finns tillgängliga, varför risken för felbeställningar minskar. Det gäller även när beställningen rör produkter, som exempelvis IT-tillbehör eller datorer. Att snabbt kunna attestera en beställning gör att beställningen kan behandlas på kortare tid. När alla beställningsbara produkter finns i en katalog blir det också enklare för kunden att jämföra olika typer av produkter eller tjänster för att de på bästa sätt ska överensstämma med det aktuella behovet.

Fördelar för företaget

För företaget eller organisationen finns också en mängd fördelar med att kunna attestera beställningar direkt i beställningssystemet. Alla orders går lättare att följa och därmed minskar också risken för att beställningar fastnar i flödet. Det gör också arbetet lättare att strukturera så alla inkomna beställningar kan samlas och delegeras. Företaget kan också minska utbudet, så att detta på ett bättre sätt överensstämmer med till exempel avtalspriser hos organisationens leverantörer. Genom att begränsa vilka produkter eller servicetjänster som kan beställas är det ofta också enklare att förhandla med leverantörer och på så sätt kunna hålla nere kostnader. Det gör också att beställningsprocessen går snabbare, vilket gör organisationen mer effektiv och lättare att utvärdera. Att på ett tillförlitligt sätt få fram statistik underlättar också både budget- och analysarbetet.